Export- en overstapbijlage

Versie 14 september 2026

Download als PDF

Artikel 1 – Toepassing en verzoeken

1.1 Deze bijlage regelt export, overstappen en gegevensafwikkeling bij de Diensten van Minuut. Begrippen uit de Dienstvoorwaarden behouden hun betekenis. De regeling geeft uitvoering aan hoofdstuk VI van Verordening (EU) 2023/2854 (Data Act) voor zover dat hoofdstuk op de betrokken Dienst van toepassing is.

1.2 De Klant kan via lucas@minuut.eu een export, overstap naar een andere aanbieder, overbrenging naar eigen ICT-infrastructuur of verwijdering aanvragen. Hij vermeldt de betreffende omgeving, gekozen afwikkeling en noodzakelijke gegevens van een ontvangende partij. Minuut mag de bevoegdheid van de verzoeker verifiëren zonder de uitoefening van wettelijke rechten onnodig te vertragen.

1.3 Een gewone exportaanvraag beëindigt de Overeenkomst niet. Een overstap- of beëindigingsverzoek vermeldt uitdrukkelijk dat ook de betrokken dienstverlening moet eindigen. Een rechtmatige verwijderinstructie onder de Verwerkersovereenkomst wordt niet alleen vanwege de kennisgevingstermijn hieronder uitgesteld.

Artikel 2 – Exporteerbare gegevens en formaten

2.1 De export omvat alle nog bewaarde, door of namens de Klant ingevoerde of door zijn gebruik gegenereerde gegevens die exporteerbaar zijn volgens de Data Act, en overdraagbare digitale activa waarop de Klant recht heeft. Daaronder vallen de onderstaande categorieën, voor zover aanwezig in de betrokken omgeving.

2.2 Niet meegeleverd worden gegevens van andere klanten, authenticatiegeheimen en beschermde interne onderdelen zoals broncode, modelgewichten, generieke systeeminstructies en interne beveiligings- of bedrijfsinformatie, uitsluitend voor zover een wettelijke uitzondering dit toestaat. Zo’n uitzondering mag de wettelijk vereiste overstap niet verhinderen of vertragen. Klantgebonden gegevens worden niet uitsluitend wegens samenvoeging met interne gegevens van export uitgesloten.

2.3 Niet-bewaarde tussenresultaten worden niet gereconstrueerd. Export draagt geen rechten op software, modellen, externe bronnen of andere beschermde onderdelen over die de Klant niet al heeft. Minuut hoeft geen identieke AI-uitkomsten of identieke functionaliteit bij de ontvangende aanbieder te realiseren.

Artikel 3 – Overgang en beëindiging

3.1 Voor aanvang van een overstap geldt een kennisgevingstermijn van één maand na het verzoek, tenzij een eerdere aanvang wordt afgesproken. Vervolgens wordt de overstap zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen dertig kalenderdagen uitgevoerd.

3.2 Is die overgangstermijn technisch onhaalbaar, dan meldt Minuut dit binnen veertien werkdagen na het overstapverzoek, met motivering en een alternatieve overgangsperiode van maximaal zeven maanden. De Klant mag de overgangsperiode eenmaal verlengen met een periode die hij voor zijn doeleinden passender acht.

3.3 Gedurende de wettelijk geregelde overgang blijft de Overeenkomst van toepassing. Minuut verleent redelijke bijstand aan de Klant en diens bevoegde ontvangende partij, ondersteunt de exitstrategie met relevante informatie, zet de overeengekomen dienstverlening zorgvuldig voort en informeert over bekende continuïteitsrisico’s. De vereiste hoge mate van beveiliging blijft tijdens overdracht en ophalen gehandhaafd.

3.4 De Klant en ontvangende partij verstrekken tijdig noodzakelijke instructies en medewerking en zorgen voor een geschikte ontvangstomgeving. Minuut hoeft niet in de infrastructuur van de ontvangende partij te werken of daarvoor nieuwe technologie of dienstverlening te ontwikkelen. Partijen werken te goeder trouw aan de overstap.

3.5 De betrokken Overeenkomst eindigt bij succesvolle voltooiing van de overstap of, bij een verzoek uitsluitend tot verwijdering en beëindiging, aan het einde van de kennisgevingstermijn. Minuut bevestigt de beëindiging. Een op klantverzoek voortgezette wettelijke overgang is geen automatische verlenging met een nieuw abonnement.

Artikel 4 – Ophalen en verwijderen

4.1 Na de overgang heeft de Klant ten minste dertig kalenderdagen om exporteerbare gegevens en digitale activa op te halen. De export wordt beveiligd beschikbaar gesteld. Een later eindigende ophaalperiode kan worden overeengekomen.

4.2 Na die periode en succesvolle voltooiing van de overstap worden alle klantgebonden exporteerbare gegevens en digitale activa volledig gewist, behoudens wettelijke bewaarplichten. Voor herstelkopieën spreken partijen een aanvullende afgeschermde uitloop van maximaal zeven dagen af overeenkomstig artikel 9.3 van de Verwerkersovereenkomst. In die periode vindt geen regulier gebruik plaats. Een wettelijk verplichte eerdere volledige wissing gaat voor.

4.3 Rechtmatige eerdere verwijderinstructies worden uitgevoerd met inachtneming van de gevolgen voor nog gewenste exports. Bij uitsluitend verwijdering volgt de afwikkeling de Verwerkersovereenkomst. Een noodzakelijke zelfstandige fiscale administratie van Minuut wordt daarvan onderscheiden.

Artikel 5 – Kosten

5.1 Tot 12 januari 2027 brengt Minuut eventuele overstapkosten alleen in rekening voor zover wettelijk toegestaan, vooraf kenbaar gemaakt en niet hoger dan de rechtstreeks aan de betreffende overstap verbonden kosten. Vanaf 12 januari 2027 worden geen door artikel 29 Data Act verboden overstapkosten berekend. Verplicht kosteloze interfaces en informatie blijven ook voordien kosteloos.

5.2 Reguliere Vergoedingen voor doorlopende dienstverlening blijven verschuldigd. Voor zover de wettelijk vereiste overgang op verzoek van de Klant na de betaalde periode doorloopt, geldt het laatste overeengekomen reguliere tarief naar rato, vooraf aan de Klant kenbaar gemaakt. Er geldt geen afzonderlijke beëindigingsboete.

5.3 Werkzaamheden die werkelijk buiten de wettelijk verplichte overstap vallen, kunnen afzonderlijk worden overeengekomen. Wettelijk verplichte export, bijstand of interfaces worden niet door herbenoeming als maatwerk alsnog tegen verboden kosten geleverd.

Artikel 6 – Technische en internationale informatie

6.1 Minuut stelt de volgens artikel 30 Data Act vereiste open interfaces en noodzakelijke informatie voor gegevensportabiliteit en interoperabiliteit kosteloos beschikbaar aan klanten en betrokken ontvangende aanbieders. Toepasselijke eisen aan interoperabiliteit en standaardformaten worden nageleefd. Dit verplicht niet tot overdracht van beschermde technologie of aantasting van de beveiliging.

6.2 Minuut houdt online informatie beschikbaar over procedures, gegevensstructuren, formaten, relevante standaarden en bekende technische beperkingen. Voor internationale verwerking worden tevens de toepasselijke infrastructuurjurisdicties en maatregelen tegen met Unierecht of lidstatelijk recht strijdige toegang tot in de Unie bewaarde niet-persoonsgebonden gegevens bekendgemaakt. Die informatie staat in de sectie Exporteren uit Minuut op deze pagina.

6.3 Voor de beschreven inrichting staan hosting en back-ups in Duitsland. De internationale web- en AI-keten omvat Amerikaanse partijen; uitsluitend Europese verwerking is niet overeengekomen. Minuut beperkt toegang en doorgifte tot bevoegde uitvoerders, legt passende contractuele beperkingen vast en beoordeelt overheidsverzoeken op toepasselijkheid en rechtmatigheid overeenkomstig artikel 32 Data Act. De concrete uitvoerders en gegevensstromen staan in bijlage A bij de Verwerkersovereenkomst.

Exporteren uit Minuut

Klanten kunnen hun bewaarde gegevens op verzoek exporteren.

Beschikbare gegevens: aangeleverde bestanden, casusteksten, opgeslagen Minuut Memo's en bijbehorende klantmetadata.

Formaten: originele bestanden in oorspronkelijk formaat; tekst in Markdown/TXT; gestructureerde metadata in JSON/CSV.

Beperkingen: interne systeeminstructies, modelgewichten, broncode en andere beschermde onderdelen maken geen deel uit van de export.

Overstappen: neem contact op via lucas@minuut.eu.

Technische interface: in Minuut kunt u een afgerond Minuut Memo exporteren als Word-bestand of PDF. Een volledige export van bewaarde dossiers vraagt u aan via lucas@minuut.eu. Er is geen afzonderlijke Data Act-programmeerinterface.