Privacyverklaring

Versie 14 september 2026

Download als PDF

1. Wie zijn wij?

Minuut is de juridische AI-dienst van Lucas Johannes Antonius Hogendoorn, handelend onder de naam Lucas Digital Services, KvK 89284534, St. Annastraat 30, 6524 GD Nijmegen. Voor privacyvragen en verzoeken: lucas@minuut.eu.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor eigen accountbeheer, communicatie, administratie, beveiliging en gebruiksregistratie. Persoonsgegevens in casussen, bestanden, gesprekken, bronnen en Minuut Memo’s verwerken wij namens de klant als verwerker of subverwerker. De klant of zijn opdrachtgever bepaalt daarvoor de rechtsgrond en verzorgt de informatieverstrekking. De Verwerkersovereenkomst regelt die opdracht.

Wij ontvangen gegevens van u, uw organisatie en uit correspondentie en betalingsverkeer. Technische gegevens ontstaan bij gebruik. Geraadpleegde rechtsbronnen worden voor het onderzoek namens de klant verwerkt.

2. Gegevens, doeleinden en grondslagen

Account en communicatie. Naam, e-mailadres, organisatie, gebruikers- en werkruimtegegevens, toegangsrechten en authenticatiegegevens gebruiken wij voor toegang en accountbeheer. Contactgegevens, berichten en bijlagen dienen zakelijke communicatie en ondersteuning; factuur- en betalingsgegevens de administratie.

Bent u zelf contractspartij, dan verwerken wij noodzakelijke gegevens om de overeenkomst uit te voeren of op uw verzoek voor te bereiden. Voor gebruikers en contactpersonen van organisaties steunt dit op ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke relaties en een werkende dienstverlening. Voor de fiscale administratie geldt een wettelijke plicht. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen wij geen toegang bieden of uw verzoek behandelen.

Technische werking. IP-adressen, verzoek- en foutgegevens, onderzoeksverbruik, kosten en gebruikte functies verwerken wij voor beveiliging, probleemoplossing, beheer en technische verbetering. Ons gerechtvaardigde belang is een veilige, werkende en beheersbare dienst. Voor concrete klachten of geschillen gebruiken wij noodzakelijke account-, transactie- en communicatiegegevens om rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Functiebeheer. PostHog verwerkt e-mailadressen en gekoppelde gebruikers- en werkruimtegegevens voor het beschikbaar stellen van functies. Dit dient ons gerechtvaardigde belang bij beheersbaar functiebeheer. PostHog ontvangt geen dossierinhoud en wordt niet gebruikt voor productanalyses, advertentietracking of sessieopnamen.

3. Klantinhoud, AI en ondersteuning

Wij verwerken klantinhoud voor het gevraagde onderzoek, gesprekken en afgesproken opslag. Ook dossierinhoud in supportberichten en inhoudelijke logs blijft onder de verwerkersafspraken vallen. Gebruikers beperken invoer tot noodzakelijke en toegestane gegevens. De Dienstvoorwaarden sluiten bepaalde gevoelige gegevens uit vanwege de leveranciers- en beveiligingsinrichting.

Voor AI gebruikt Minuut Vercel AI Gateway en Fireworks met Zero Data Retention (ZDR). Verzoek- en antwoordinhoud worden bij die AI-diensten niet blijvend als inhoudelijke logs opgeslagen of voor modeltraining gebruikt. Tijdelijke verwerking en noodzakelijke dienstmetadata zijn daarvan onderscheiden. ZDR betekent niet dat casussen en Minuut Memo’s ook uit uw Minuut-omgeving verdwijnen; daarvoor geldt onderdeel 5.

Gebruik van klantinhoud voor modeltraining, fine-tuning, tests, benchmarks of algemene productverbetering vereist afzonderlijke, expliciete, voorafgaande schriftelijke toestemming en een rechtmatige inrichting. Gericht onderzoek of herstel binnen een opgedragen supporthandeling wordt daarvan onderscheiden. Menselijke inhoudelijke inzage vereist voorafgaande toestemming, bijvoorbeeld in een supportinstructie die deze inzage uitdrukkelijk toestaat. Zonder toestemming is zulke inzage alleen toegestaan bij strikte noodzaak voor een wettelijke verplichting of concreet beveiligingsincident.

4. Leveranciers en internationale verwerking

Leveranciers ontvangen de voor hun functie noodzakelijke gegevens. Voor verwerking namens ons of de klant gelden verwerkersafspraken. Voor bepaalde eigen account- of dienstgegevens kunnen leveranciers zelfstandig verantwoordelijke zijn.

De internationale web- en AI-keten kan gegevens buiten de EER verwerken of toegankelijk maken, waaronder in de Verenigde Staten. Bento is een Australische leverancier. Duitse hosting en ZDR beperken deze verwerking dus niet tot Europa.

Voor doorgiften buiten de EER gebruiken wij de voor de betreffende ontvanger en verwerking toepasselijke Europese standaardcontractbepalingen of een dekkend adequaatheidsbesluit, met noodzakelijke aanvullende maatregelen. Informatie en een kopie van de toepasselijke waarborgen zijn via lucas@minuut.eu verkrijgbaar, met bescherming van vertrouwelijke informatie en rechten van anderen. Het leveranciersoverzicht bij de Verwerkersovereenkomst beschrijft de keten.

Noodzakelijke gegevens kunnen op wettelijke verplichting aan autoriteiten of bij een rechtmatige opdracht aan adviseurs worden verstrekt. Organisatiedossiers kunnen op bevoegde instructie aan de organisatiebeheerder beschikbaar worden gesteld. Klantdossiers worden niet verkocht.

5. Bewaartermijnen

Accountgegevens en noodzakelijke gebruiksregistraties bewaren wij tijdens het gebruik en verwijderen of anonimiseren wij daarna zonder onnodige vertraging, in beginsel binnen dertig dagen. Technische IP- en foutlogs bewaren wij in beginsel maximaal negentig dagen; zakelijke correspondentie tijdens behandeling en maximaal twee jaar daarna. Voor de fiscale basisadministratie geldt in beginsel zeven jaar.

Noodzakelijke gegevens voor concrete incidenten of rechtsvorderingen kunnen langer worden bewaard zolang daarvoor een rechtmatige noodzaak bestaat, evenals wettelijk te bewaren gegevens. Voor dossierinhoud blijven de verwerkersafspraken van toepassing.

Klantinhoud blijft bewaard tijdens de afgesproken opslag, eventueel na betaalde onderzoekstoegang. Verwijdering volgt de verwerkers-, export- en ophaalafspraken. Wij maken dagelijks back-ups en bewaren iedere back-up maximaal zeven dagen vanaf aanmaak. Na verwijdering uit actieve systemen kan inhoud daardoor nog maximaal zeven dagen afgeschermd in eerdere back-ups voorkomen. Bij herstel passen wij eerdere verwijderinstructies opnieuw toe.

6. Cookies en beveiliging

Minuut gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn voor inloggen en beveiliging: lrui_session (sessie) en lrui_csrf (bescherming tegen verzoekvervalsing). Deze cookies dienen geen tracking, analyses of advertenties. Er is geen cookiebanner. Bij wijziging van het gebruik van cookies of vergelijkbare technieken passen wij de informatie aan en vragen wij vooraf toestemming waar de wet dat verlangt.

Wij beveiligen gegevens met toegangsbeperkingen, klantafscherming en beveiligde verbindingen. Interne toegang tot productiegegevens is beperkt tot de eigenaar. De afspraken over inhoudelijke inzage staan in onderdeel 3.

7. Rechten en contact

Binnen de wettelijke voorwaarden kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft geldig.

Mail uw verzoek naar lucas@minuut.eu. Wij reageren zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen één maand. Een wettelijk toegestane verlenging motiveren wij binnen die maand. Bij redelijke twijfel vragen wij uitsluitend noodzakelijke aanvullende identificatiegegevens. Verzoeken over klantdossiers behandelen wij volgens klantinstructies en eigen wettelijke verplichtingen; waar nodig verwijzen wij door of informeren wij de klant.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder. Deze verklaring vermeldt de versiedatum. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij op passende wijze; noodzakelijke afzonderlijke toestemming vragen wij vooraf. Bij externe websites geldt de privacyinformatie van die aanbieder.